换届实录

作者：肖洁

五年一度的换届大会终于确定下来了。办公室知道换届的时间是离换届的元月12日不到十天的时间，要在短期内将一切会务后勤工作做好，真是一场硬仗。

“凡事预则立”，本次会议的规格为“气势隆重、氛围热烈、服务周到、厉行节约”，为了全面有序地做好筹备，我们设置了由童道雄副主委任大会秘书长，下设宣传组织组和会务后勤组的工作机构，而办公室将要实质承接两个工作组的主要和大部分工作，由于大会材料在此之前已经作了较长时间的准备并基本定稿，只待印刷和分装，所以主要的工作还是会务后勤的准备。在经验丰富的昌社育同志指导下，我们就各项事宜拟定了具体细则，然后汇总成66项细则，分步进行。

一是会场事宜。考虑到我市具备容纳200多人的会场、用餐、住宿的，价格又相对合理的只有安源宾馆一家，加上换届时间不确定下来，会场就只能先预留。还好有昌主任和安源宾馆一再争取，甚至为最后12、13日承接我们的会议，还请求桥牌协会会议的日期推后。这样，经过4次预留日期的更改，终于在1月4日确定下场地。

1.宾馆事宜。一是预留会场，根据日程的安排，计算好会场的使用情况，细化到大会场的指定音响师以及准备国歌CD的准备，根据小会场的大小和分组到会人数的情况划分分组讨论的地址，指示牌内容的书写、话筒、茶水供应间隔时间。二是预留用餐。先是根据到会人数确定用餐的场地及场次，桌数则按当天到会情况拟定为主。再是预留包厢，接待来宾。三是预留住宿。首先是将支部反馈的住宿人员及参会人员名单汇总，最终预留好住宿房间数量，考虑党员住宿的搭配，以方便照顾年老党员为主；其次是邀请的市外民革及省委统战部领导的住宿安排，这就需要事先确认好来萍人员名单，并事先沟通好，再和宾馆接洽预留好标准不一的房间。四是会场桌椅摆放、用餐标准，预留照相空地、报到处桌椅的准备以及实地查看房间住宿条件和会场取暖设备、音响设备、茶水要求等具体要求。

2.会场布置事宜。按市委的要求，会场布置庄严、简洁、热烈、隆重，为些我们特意邀请了民革市委老副主委宋华铿撰写了一个振奋人心的对联“总结过去尽职参政做诤友，部署明天矢志同心谋新篇”，分置在主会场两旁；再是联系党员企业家积极参与，打竖幅、氦气球庆祝会议隆重召开，这些也于会议前一天下午全部布置到位。另有桌椅的排列方式，会场花草、鲜花的式样及数量都按相应的标准进行了摆放。

二是做好会议的通知及邀请工作。这项工作必须在确定好具体的日期后方能开展，争取在5日之前完成此项工作。

先是电话通知到位，电话通知到每位支部主委，并要求每位支部主委逐一通知到支部党员，确认到会人员名单，住宿人员名单，发动创业党员准备竖幅到场祝贺，明确报到时间，开会地点，并要求最好集体报到，以防报到出现不必要的拥挤高峰期，同时要求各支部将党员参会情况于8号之前报市委会办公室。办公室及时、准确地将全市247名党员所在单位的开会通知邮寄了出去。

再就是邀请工作。在确知会议时间后，邓斌主委和童道雄副主委在第一时间亲赴南昌邀请民革省委、中共省委统战部相关同志来萍参加会议，中共市委市政府、中共市委统战部主要领导也由邓主委亲赴汇报邀请，还有其他如兄弟党派、党员所在单位中共党组织、其他地市民革市委等邀请名单，由大会秘书长童副主委确认后，皆由办公室统一起草并发送出去。

三是材料的准备。首先是会议材料的印刷和分装：事先要和印刷厂提出相应的印制装订要求，印制的材料需要秘书长确认印发，并列出材料明细表，便于分装；材料的数量也要按预计到会的嘉宾、党员及记者等人手一份后略有剩余；文件袋、笔、笔记本的选购，以及会议标志的印制模版，需要秘书长确认后印制，并于9日之前送达市委会办公室；最后才是材料的盖章及分装工作。由于大会增加了表彰的议程，还要选购好不同的奖品及证书，并做好证书的书写及盖章。照相馆考虑到东方红的丰富经验，将估算人数及价格商议好，以及第一排座位数确定，他们即可安排好一切。还有座次牌、报到处、住宿安排处、纪念品发放处、报名册、党员住宿及市外邀请单位住宿人员名单和登记表等的打印。最后是邀请单位到会领导的名单确认、票箱及座次牌架的借用等。

四是做好分工合作。组织宣传组主要负责好大会材料的起草，安排好分会场的记录工作。会务后勤组工作相对比较繁杂，该组的杨海棠同志负责组织会议期间的文艺节目，刘世林同志负责医疗应急，童俊琳同志与组织组的周锋同志负责文件宣读，事前安排他们练习配合，并熟悉主持词，叶晓舟和程夏妮同志负责发放会议材料和纪念品，张建国和李国萍负责接待来宾以及发放邀请单位和领导的纪念品，而昌社育同志和我负责其他会前会中一切事务调配工作。

五是主席台及邀请单位、主席团座次安排事宜。由于邀请单位到会领导无法按期确认的原因，最终拟定所有邀请单位座牌打印单位名称。考虑到主席台最多摆放两牌20个位子的场地限制，主席团成员及邀请单位放在会场前1、2排位置，主席台就座省市各级领导及外地市民革主要领导，且根据会议内容的不同，座次需依次作调整。

2011年元月13日下午，大会在紧凑而有序的氛围中落下帷幕。连续10天的紧张忙碌下来，令我们有一种如释重负的轻松和收获胜利的喜悦，然而工作还在继续，没有过多的停留让我们感慨舒怀，为此，我记录下这次工作的点点滴滴，一是作个留念，再是或可作个参考也好。（肖洁）